クラウド会計システムを導入することによって、会社によっては経理業務を劇的に効率化することが可能です。どのような会社がクラウド会計システムの導入が向いているのでしょうか。
会社の業務処理をクラウドシステムに合わせることができれば、最も効率化できる
XeroやQuickbook等の #クラウド会計システム は価格が手頃です。毎月の使用料を支払えばすぐに使用できます。システム導入に大きな初期投資は必要ありませんので、簡単に導入できそうです。
ただし、クラウド会計システムを導入すれば、それだけで経理業務が効率化されるわけではありませんしDX化が進むわけではありません。今まで使っていた会計システムがクラウド会計システムに変わっただけで、作業は減らなかったという会社もあるのではないでしょうか。
XeroやQuickbookのようなクラウド会計システムを効果的に使うのはどのようにしたらいいのか？答えは「会社の作業をクラウドシステムに合わせる」です。その際、今まで行っていた作業を洗い出しクラウドシステム導入によって必要なくなった作業をやめます。今までやっていた作業をやめようとすると反対意見が出てくることがありますが、ここで妥協すると効率化の達成は難しくなります。
ポイントは「自動化」「同じデータを複数回入力しない」「デジタルデータは取引と紐付けて保管」になります。具体例をいくつかあげてみます。
1. 銀行データは自動で取り込む
香港の場合、HSBC, Hang Seng Bank、DBSであれば銀行データを毎日自動でXeroに取り込むことが可能です。入力ミスもなくなります。銀行側でシステムに入力済みのデータを会社が再度会計システムに入力する作業はやめましょう。銀行のシステムから自動でデータを取り込める会計システムを選ぶのがポイントです。
2. 売上請求書は会計システムで作成
請求書（見積書）は会計システムまたは会計システムとデータが共有できるシステムで作成しましょう。作成した請求書はクラウドシステムから直接メールで顧客に送付します。エクセルやワードで請求書を作成して、プリントアウトしたものにカンパニーチョップを押印して郵便で送付する方法はやめましょう。
3. 経費の申請、承認はクラウドシステム上で行う
立替経費の申請は各スタッフがクラウドシステム上で申請・承認するようにします。毎月、エクセルファイルに経費をまとめて領収書と一緒に提出という作業はなくなり、エクセルファイルに入力されたデータを経理担当者が会計システムに再度入力するという作業もなくなります。
4. 買掛金等の支払の管理は会計システムで行う
受け取った請求書は会計システムにアップロードします。請求書は仕訳に紐づいて保存されますので、後から仕訳の内容を確認する際に請求書を探す手間がかかりません。
5. 給与計算、有給の申請・承認をクラウドシステムで行う
HR管理クラウドシステムを使うと有給の申請・承認・管理、Employer's returnの作成も可能です。会計システムとデータをシャアできるシステムを選ぶのが基本です。Talenox はXeroやQuickbookとデータを共有できます。
決算書を作成する作業は、上記のように各スタッフが日々様々なシステムに入力したデータを会計システムが集計し作成するイメージです。
クラウド会計システムはネットの環境があればいつでもどこでも会社の決算書を確認できます。銀行データが毎日取り込まれ、請求書の発行、経費の申請、仕入の入力をタイムリーに行っていれば最新の決算書が確認できます。
中小企業の #DX化（デジタルトランスフォーメーション化）の最初の一歩として会計システムを取り入れるのが良いのではないでしょうか。
Donnect（ドネクト）は香港のコンサルティングファームです。
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